Secretaria-Auxiliar Administrativo

1. Atención telefónica o chat online: Contestar llamadas y consultas y dirigirlas al personal correspondiente, así como tomar nota de los mensajes.

2. Gestión de la correspondencia y el correo electrónico: Llevar el control de la correspondencia que entra y sale de la empresa, así como filtrar, responder o reenviar al departamento que corresponda los emails recibidos.

3. Recepción de visitas en la oficina: Brindar asistencia y atención a los clientes o visitantes que llegan a la empresa.

4. Gestión de documentos: Clasificar, archivar y mantener actualizados los documentos y registros de la empresa. Esto puede incluir la creación y actualización de bases de datos, así como la preparación y organización de informes y presentaciones.

5. Organización del archivo en la oficina, ya sea en formato físico o electrónico, con el fin de facilitar el acceso a la información y documentación necesaria y mantener un flujo eficiente de datos dentro de la organización.

6. Realizar tareas administrativas básicas: Gestionar facturas, albaranes, costes de pedidos, compras y suministros de la empresa o cualquier otro tipo de operaciones auxiliares (calcular nóminas de la plantilla, impuestos, cotizaciones a la Seguridad Social, etc.).

7. Comunicaciones internas de la empresa: Comunicar toda la información útil al resto de los departamentos, trabajadores y superiores de la empresa.

8. Coordinación de reuniones y eventos: Tener al día la agenda de reuniones, citas y eventos internos o externos, asegurándose de contar con los recursos necesarios, como salas de reuniones, equipos audiovisuales, catering, etc.

9. Procesamiento de datos: Ingresar y mantener actualizada la información en sistemas informáticos, hojas de cálculo y bases de datos.