Operations Manager (Colombian Nationals Only)

Fundada en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) es una organización internacional no gubernamental sin ánimo de lucro que apoya a los trabajadores de ayuda humanitaria mediante el establecimiento de plataformas de coordinación de la gestión de riesgos en contextos inseguros. INSO ofrece a las ONG registradas una serie de servicios gratuitos, como seguimiento de situaciones en tiempo real, informes analíticos, datos y cartografía relacionados con la seguridad humanitaria, apoyo a la gestión de crisis, orientación y formación del personal. INSO presta apoyo diario a más de 1200 ONG en una veintena de países. INSO tiene su sede en La Haya (Países Bajos), la ciudad internacional de la paz y la justicia. INSO está a punto de iniciar sus operaciones en Colombia. INSO tiene previsto abrir una base en Bogotá y 3 oficinas adicionales en el país. Descripción del puesto El Gerente de Operaciones será responsable de la ejecución exitosa de todas las funciones de Operaciones dentro de la oficina de país. Podrá contar con el apoyo de uno o más funcionarios o asistentes disponibles en la oficina de país. Responsabilidades Recursos humanos Responsable de los procesos de reclutamiento y contratación en el país. Liderar la implementación y el monitoreo de todo el personal y las regulaciones de recursos humanos. Garantizar que se actualicen las Regulaciones del Personal Nacional. Liderar la incorporación de empleados y asegurar que el personal complete los formularios obligatorios y los requisitos del LMS. Monitorear el rendimiento de los empleados, incluyendo el POR y los períodos de prueba. Monitorear el desempeño de los empleados, gestión de quejas y disciplina. Mantener registros de las licencias, permisos o vacaciones. Servir como el punto de referencia para las consultas de recursos humanos del personal. Mantener archivos del personal tanto en copias físicas como en la unidad compartida; seguir listas de verificación y asegurar la integración en Cezanne. Servir como el punto focal para la implementación y el mantenimiento de Cezanne dentro del HRIS. Contribuir a las revisiones salariales y a los ejercicios de COLA. Gestionar la recopilación y el seguimiento de los indicadores y datos relacionados con la gestión de recursos humanos. Actuar como punto focal de salvaguardia. Apoyar a la gestión en casos de mala conducta, siguiendo las directrices del Código de Conducta, LEBS y los procedimientos de denuncia. Asegurar que la preparación y los cálculos de la nómina cumplan con la legislación laboral, las regulaciones fiscales y las cargas sociales pertinentes. Administrar los beneficios para el personal internacional, como R&R y subsidio de vivienda, si corresponde. Supervisar el control de horas del personal y gestionar el tiempo extra, si corresponde, para ciertas categorías de personal. Gestionar los procesos contractuales para el personal en Colombia, asegurando que las plantillas cumplan con las leyes laborales locales. Actualizar el organigrama y garantizar que las líneas de reporte se reflejen con precisión en Cezanne. Anticipar la renovación de contratos prestando atención a las fechas de empleo y asegurando que se realicen evaluaciones adecuadas de POR. Asuntos legales y cumplimiento Asegurar de que todos los documentos necesarios se presenten para mantener el registro formal de INSO. Supervisar sistemas de control para prevenir o abordar violaciones de directrices legales y políticas internas. Coordinar los despliegues/visitas del personal internacional. Supervisar el cumplimiento de los códigos tributarios nacionales. Liderar las auditorías, dar seguimiento e implementar recomendaciones. Asegúrese de que los permisos de trabajo y las visas para el personal internacional cumplan con las leyes y regulaciones de inmigración. Solicite asesoría legal sobre cuestiones relacionadas con mala conducta, terminación y despido. Gestión de instalaciones y activos Gestionar todo el alcance de las tareas de gestión de instalaciones. Elaborar y mantener todos los arrendamientos de la oficina de país y contratos con proveedores. Equipar y mantener todas las instalaciones y vehículos del personal. Garantizar la implementación de las regulaciones de adquisiciones de donantes. Establecer y mantener periódicamente un registro central de activos. Garantizar el funcionamiento de las oficinas en términos de servicios, suministros y consumibles. Adquisiciones y Logística Hacer cumplir con todas las regulaciones de Adquisiciones y Logística. Supervisar la implementación de los procesos de adquisiciones. Hacer cumplir los controles para prevenir el fraude y la corrupción. Mantener archivos de adquisiciones. Gestionar las relaciones con proveedores/contratistas/proveedores de servicios. Llevar a cabo estudios periódicos del mercado local. Crear base de datos de proveedores. Llevar a cabo controles de proveedores. Implementar la política de lineamientos de flota INSO. Contribuir a la presentación de informes a los donantes. Seguridad y protección Servir como el principal punto de contacto para el Gerente Global de Riesgos y Seguridad. Cumplir con las actualizaciones de los planes internos de seguridad. Asegurar de que se tomen las medidas adecuadas para proteger las instalaciones, vehículos y activos de INSO. Asegurar de que todo el personal/consultores/visitantes estén orientados y capacitados sobre el Plan de gestión de la seguridad. Realizar capacitación para los nuevos empleados de Operaciones. Llevar a cabo una capacitación de actualización para el personal. Liderar la implementación de nuevas políticas y procedimientos. Administrar y actualizar la página de SharePoint del país. Requisitos Fluidez en español e inglés (escrito y hablado). Una licenciatura en un campo relevante de una institución académica reconocida. Al menos 5 años de experiencia profesional progresiva en Recursos humanos, logística, instalaciones y adquisiciones. Al menos 2 años de experiencia en una ONG u organización internacional. Altamente motivado, con gran capacidad de solucionar problemas, centrado en soluciones y pensador estratégico con la capacidad de gestionar múltiples prioridades y trabajar para establecer plazos. Uso competente de programas de MS Office y experiencia en gestión de bases de datos. Características deseables Puesto similar con una ONG internacional en Colombia. Experiencia o conocimientos previos en logística y adquisiciones. Conocimiento existente del INSO y afinidad con su misión. Se valorará experiencia previa en Colombia en un puesto similar. Atributos personales Atención al detalle. Capacidad para identificar problemas, analizar y participar en la resolución de problemas. Excelentes habilidades de comunicación, organización y gestión. Comprensión demostrada de los principios y prácticas humanitarias. Capacidad para trabajar de manera efectiva y eficiente sin supervisión. Capacidad para trabajar bajo presión. Confidencialidad, integridad y sentido de prevención de conflictos de interés. Automotivación, cortesía y humildad. Capacidad para trabajar en entornos multiculturales. INSO está plenamente comprometida con la contratación, selección e investigación de antecedentes seguras de todos los posibles nuevos miembros del personal, administradores y voluntarios, y garantizará el cumplimiento riguroso de nuestro Código de Conducta y nuestra Política de Salvaguardia a lo largo de todo el proceso de contratación. Fecha de inicio deseada: enero 2025. Se trata de un puesto a tiempo completo, de duración determinada (1 año renovable) y con sede en Bogotá. El puesto tendrá su base en Bogotá (Colombia) pero incluye viajes frecuentes dentro de Colombia. Presente su solicitud en ****** Las candidaturas deberán presentarse en español y en formato PDF: Un CV actualizado. Una carta de presentación de una página en la que explique por qué le interesa trabajar para INSO en este puesto y cómo se ajustan sus cualificaciones a las competencias requeridas para el puesto. Sólo nos pondremos en contacto con los candidatos preseleccionados después de la fecha límite. #J-18808-Ljbffr