Ser el soporte de la Gerencia General en temas relacionados con el manejo efectivo de los recursos de la agencia, así como en la administración y gestión de las políticas y directrices trazadas asegurando su cumplimiento.
Actuar como enlace entre la Gerencia General y los responsables de los procesos, comunicando y retroalimentando las decisiones relacionadas con la gestión económica y administrativa de la agencia.
- Coordinar y monitorear la implementación y el avance de los programas y proyectos administrativos y financieros aprobados por la gerencia.
- Promover el compromiso y la toma de conciencia de los colaboradores de la empresa frente a sus funciones roles y responsabilidades, así como para la implementación eficaz de los cambios aprobados.
- Planificar e implementar el estado de perdidas y ganancias por proyectos.
- Programar los pagos a proveedores de acuerdo a los saldos disponibles para aprobación por la Gerencia.
- Revisar la gestión de cartera de clientes.
- Planificar y comunicar a los responsables de los procesos, las reuniones y comités, con el fin de asegurar la gestión eficaz de los objetivos y proyectos implementados en la agencia.
- Supervisar y controlar el cumplimiento de los programas que corresponden a cada dependencia administrativa.
- Velar por el cumplimiento de la presentación a tiempo de los impuestos, ante los entes regulatorios de fiscalización a nível nacional y distrital.
- Supervisar la administración y controlar los recursos (gastos, costos, consumos, etc.)
de la Agencia.
- Asegurar que los procesos de contabilidad, tesorería y compras se gestionen eficaz y eficientemente.
- Monitorear el desempeño de los colaboradores y proveedores del área administrativa y contable.
- Presentar informes mensuales de la situación contable y financiera de la compañía con sugerencias y recomendaciones para el respectivo análisis por parte de la Gerencia.
- Presentar para aprobación por la gerencia, negociaciones optimas con proveedores de bienes o servicios, según la cuantía y objeto.
- Revisar y coordinar cuando sea aplicable, los recursos requeridos para las actividades de formación del personal y presentar para aprobación por la gerencia.
- Asegurar que los servicios y garantías con terceros se realicen bajo condiciones controladas, ejecutando contratos siempre que se requiera.
- Solicitar pólizas de cumplimiento y de responsabilidad civil siempre que se requiera.
- Retroalimentar a la gerencia sobre el desempeño de la gestión de los procesos administrativos y financieros.
- Actualizar y llevar el flujo de caja de cada proyecto.
- Realizar un informe mensual consolidado de PyG de la agencia.
- Velar por la entrega oportuna de estados financieros mensualmente por parte de la empresa Outsourcing.
- Velar por el pago oportuno de los arrendamientos de los predios donde se encuentran instaladas las vallas propias.
- Solicitar los reportes y comunicar oportunamente a la Gerencia, los incidentes, accidentes u otras situaciones relacionadas con la salud y/o seguridad del personal que colabora en la agencia.
- Verificar que las ordenes de compras lleguen a tiempo para poder realizar la respectiva factura antes de los cierres contables de cada empresa.
- Verificar antes de radicar que la facturación sea acorde a la orden de compra de cada servicio o producto.
- Verificar que los contratos de arrendamientos de predios y clientes se encuentren acorde a los lineamientos legales requeridos para tal fin.
- Realizar seguimiento a contratos de arrendamiento, verificando la vigencia para sus respectivos incrementos o acciones a tomar frente a cada uno de ellos.
- Verificar la digitación oportuna de todos los documentos contables y que estén al día.
- Verificar que cada pago realizado en efectivo cuente con su soporte de la consignación.
- Verificar que cada pago realizado por transferencia o cheque tenga el soporte del banco y que haya sido descontado de la cuenta del banco por el cual fue girado.
- Supervisar la recepción de documentos y velar por la entrega oportuna a contabilidad.
- Verificar el correcto uso de la caja menor de Cali, Bogotá y Barranquilla.
- Verificar los informes contables realizados por la auxiliar contable.
- Verificar y controlar la recuperación de cartera de la agencia.
- Verificar y controlar las cuentas por pagar según descuentos y fechas de vencimiento de pago.
- Presentar informes de gestión de su proceso, con base en la oportunidad y calidad requeridos, teniendo en cuenta las frecuencias de medición definidas para los indicadores aplicables, estos informes deben contener además de los datos, el análisis de los resultados y las acciones de mejora propuestas según los resultados alcanzados de acuerdo a la planeación estratégica de la agencia.
- Realizar aportes de mejora al proceso o a la agencia.
- Preservar la confidencialidad de la información de la empresa.
Y demás funciones inherentes al cargo de Coordinador Administrativ