Objetivo de la posición: Apoyar el desarrollo de las actividades relacionadas con los procesos, procedimientos y trámites administrativos, logísticos y de consolidación de información requeridos para el buen funcionamiento de los proyectos de la regional Nariño, Tumaco.
Principales responsabilidades:Apoyar la gestión de compras de acuerdo con la planificación de los proyectos, cumpliendo con la normativa interna de la Fundación.Apoyar la creación de terceros y realizar documentos soporte en la plataforma DIAN.Gestionar los trámites pertinentes para envíos y recepción de correspondencias.Apoyar el abastecimiento de papelería y suministros de cafetería necesarios para el buen funcionamiento de la oficina regional.Apoyar en la consolidación, revisión y trámite de los documentos de proveedores y contratistas, requerido para el pago de facturas/cuentas de cobro.Apoyar labores administrativas tales como la preparación de expedientes físicos y fuentes de verificación, bajo la orientación del administrador/a regional.
Así como, llevar manejo del archivo digital de la información recibida.Apoyar la logística para el equipo en lo referente a: seguimiento a actividades como entrega de materiales y elaboración de actas de recibido, recolección y consolidación de listados, coordinación de transportes para movilizar materiales y personal a actividades en campo, seguimiento a pago de proveedores de servicios de alimentación y salones de eventos.Suministrar de manera oportuna la información y/o documentación requerida por el administrador/a regional y la oficina nacional.Apoyar cuando se requiera en la elaboración de órdenes de compra y servicios, de acuerdo con la necesidad identificada y aplicando las normativas establecidas por la organización, adecuadas al portal de compras.Atender las reuniones periódicas programadas para el desarrollo de los procesos.Hacer uso responsable de los equipos asignados para el desarrollo de las actividades.Comunicar situaciones que puedan afectar el buen desarrollo de los proyectos.Cualquier otra función que su Supervisor Directo y/o la Dirección General o su delegado le asignen.
Requisitos Conocimientos y experiencia:Técnico, Tecnólogo o estudiante de últimos semestres de carreras profesionales en ciencias administrativas, económicas o a fines.Mínimo 1 año de experiencia profesional en actividades administrativas, financieras facturación, comprobantes contables, registros, archivos de soportes contables, apoyo en la gestión de recursos humanos, organización de archivos y de apoyo logístico en organizaciones similares a Fundación Ayuda en Acción.
Movilidad GeográficaSi, en el territorio de influencia del proyecto.
Otros requerimientos:Manejo de herramientas ofimáticas (Medio o Avanzado) Habilidades y competencias:Habilidades para análisis de problemas, de oportunidades y proactividad.Habilidad para la expresión oral y escrita.Facilidad para elaborar reportes de seguimiento requeridos.Trabajo en equipoOrientación a resultadosCapacidad servicio y negociación.Rigurosidad en el cumplimiento de los cánones de calidad y plazos establecidos.Respeto por la diversidad.
Condiciones de la oferta:Vacantes: 1Contrato: Termino fijo.Duración del contrato: 6 meses.
Con posibilidad de prórroga.Centro de Trabajo: Tumaco con desplazamientos a las zonas de influencia.Remuneración/Salario acorde a la política retributiva de Ayuda en Acción.