PERFILES OCUPACIONALES POR COMPETENCIAS
CÓDIGO: FECHA VERSIÓN: 1 PÁGINA: 1 DE 11
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR ADMINSITRATIVO Y CONTABLE
REPORTA A: CONTADOR O EN AUSENCIA DE ÉSTE A DIRECTOR DE GESTION HUMANA
CARGOS QUE REPORTAN A ÉSTE: PRACTICANTE DE CONTABILIDAD
DEPENDENCIA: CONTABILIDAD Y FINANZAS
MISIÓN O PROPÓSITO DEL CARGO
Realizar oportunamente las notas crédito y la legalización de viáticos, además apoyar las funciones de los demás procedimientos del área
Es responsable de las labores de recepción, digitación, archivo de la documentación que se genera de su procedimiento y de los documentos generales en las dependencias y control de la información a su cargo, también de llevar de manera organizada la información contable de la empresa, de acuerdo con los procedimientos que aseguren su oportunidad y confiabilidad con destino a los estados financieros, de conformidad con las normas vigentes, tanto de naturaleza contable, como tributaria.
AUTORIDAD
COORDINACIÓN: No Tiene autoridad para la Coordinación y supervisión en la aplicación de tecnologías y técnicas a los procedimientos y actividades en su programación, en la asignación de sus tareas, en la utilización de sus insumos y recursos, en el manejo de sus variables, en el control de sus flujos, en sus interrelaciones y en el cumplimiento en ellos de los requisitos del cliente.
Tiene autoridad para la toma de decisiones en ausencia del líder del área.
OPERATIVA: Tiene autoridad para la aplicación de normas y estándares definidos por la organización, en los procedimientos, instructivos y políticas asumidas por su cargo
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL: No tiene autoridad para ejecutar o detener cualquier labor o actividad si se identifican condiciones riesgosas que puedan poner en peligro la salud y seguridad del empleado, el medio ambiente o los bienes de la empresa, hacer llamados de atención verbal a cualquier persona de la organización, cuando identifique comportamientos o condiciones inseguras que ponen en peligro su integridad física o el medio ambiente.
Debe reportarlo a su jefe inmediato a el líder del SG-SST
No tiene autoridad para modificar el sistema de Calidad.
Cualquier cambio en éste deberá ser reportado al líder de Calidad
RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS DEL TAREAS
CARGO
1.
Realizar las notas crédito 1.
Entra al módulo comercial de ventas del
(devoluciones de ventas) programa SIESA
2.
Una vez se reciben los documentos de
2.
Hacer la legalización de viáticos legalización de vaiticos por parte de tesorería
- .. creación de proveedores siesa
3.
Archivo de las funciones asignadas y archivo de apoyo a los demás procedimientos
4. descargar pagos del éxito
5. descargar notas crédito de Makro
6. impresión de facturas registradas en siesa
7. legalización de Urabá SI
8.
Elaborar FNI (notas contables en el
momento que se requiera)
9.
APOYO A TESORERÍA:
- verificación de planillas: cuantas son, si sí, llegan las facturas completas, si están canceladas o son de crédito, investigar que paso con las facturas que no llegan, y realizar el respectivo recibo de caja a cada factura o planilla
- Legalizar las planillas de cuadres para liberar facturas a través de recibos de caja
- verificación de soportes de los egresos consignación de pago y respectiva factura
- Archivar facturas y notas Crédito de
Proveedores.
10.
APOYO A CARTERA
- Buscar en planillas de tesorería de meses anteriores y que son de contado, para verificar si se encuentran canceladas las facturas y poder bajar los pagos.
- escaneo de documentos en la impresora
- fotocopiadora
11.
APOYO A CONTABILIDAD
- Apoyar las causaciones de las compras de la empresa.
- Sacar copia de la documentación para su debido archivo.
- Realizar el archivo pertinente de la documentación de cada mes.
VARIOS:
12.
Organizar las copias de movimientos contables mensualmente y archivarlos en forma ordenada.
13.
Levanta informe de irregularidades detectadas en los procesos e informa a su superior inmediato.
14.
Reportar oportunamente toda la información que en un momento dado le solicite su jefe inmediato.
15.
Llevar y mantener adecuadamente y actualizado el archivo de la oficina, en cumplimiento de la norma establecidas y control de la encuadernación de todos los archivos.
16.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
17.
Guardar la confidencia inherente a sus funciones en lo relacionado con la correspondencia, documentación, conversaciones, trabajos y demás determinaciones que se adelanten o tomen en la oficina.
18.
Atender personalmente tanto a funcionarios de la empresa, como a particulares, en lo relacionado con la entrega y recepción de documentos contables y en el suministro de la información necesaria del área.
19.
Cumplir con las demás funciones asignadas, dentro del ámbito de su competencia.
20.
Participar activamente en la realización de los manuales técni