Buscamos a un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina.
Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía
Entre las responsabilidades de un asistente administrativo se incluyen organizar viajes y reuniones, preparar informes y mantener los sistemas de archivo apropiados.
El candidato ideal debería poseer excelentes capacidades comunicativas orales y escritas y ser capaz de organizar su trabajo usando herramientas como MS Excel y equipo de oficina.
Si, además, tienes experiencia previa como personal de secretaría o asistente administrativo ejecutivo y estás familiarizado con nuestro sector, nos gustaría conocerte.
En definitiva, el asistente administrativo que sea seleccionado debería garantizar el funcionamiento diario eficiente y correcto de nuestra oficina.
Responsabilidades:
Responder y pasar llamadas telefónicas.
Organizar y programar citas.
Planificar reuniones y escribir actas detalladas.
Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios.
Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica.
Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
Actualizar y mantener los procedimientos y políticas de oficina.
Realizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y proveedores.
Mantener listas de contactos.
Realizar reservas y demás preparativos para viajes.
Preparar y conciliar los informes de gastos.
Proporcionar apoyo general a los visitantes.
Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos.
Actuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para gestionar solicitudes y consultas de directores sénior.
Requisitos:
Experiencia demostrable como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina.
Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas.
Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras y máquinas de fax.
Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS PowerPoint).
Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para priorizar las tareas.
Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas.
Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales.
Grandes capacidades organizativas con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo.
Título de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría.