**Requisition ID**: req28248
**Job Title**:Asistente Finanzas
**Sector**:Finance
**Employment Category**: Fixed Term
**Employment Type**: Full-Time
**Open to Expatriates**: No
**Location**: Cucuta, Colombia
**DESCRIPCIÓN DEL CARGO**
Bajo la supervisión de la Dirección Financiera, el titular del cargo maneja todos los pagos y cobros en efectivo fuera de la oficina de país y registra y monitorea los movimientos de efectivo de la oficina de campo diariamente.
**RESPONSABILIDADES**
**En el manejo de efectivo y procesamiento de pagos**
- El asistente de Finanzas Cash and Bank realiza un seguimiento de los Saldos de Efectivo en la Oficina Central y trabaja con el Director Adjunto - Finanzas para difundir Cash a las Oficinas de Campo en base a los pronósticos de Field Cash.
- Mantener los libros de caja en pesos y USD en los límites establecidos; asumir la responsabilidad de cualquier diferencia en efectivo que surja.
- Asegurarse de que todos los pagos en efectivo estén debidamente respaldados y debidamente autorizados según el cronograma de delineación del IRC antes del desembolso.
- Asegurarse de que las autorizaciones de las solicitudes de pago estén en línea con los límites aprobados matriz de delegación de aprobaciones.
- Preparar las hojas de cálculo de efectivo y enviarlas semanalmente a la dirección financiera para la revisión y cargue en SUN.
- Mantener registro de todos los recibos de caja que dan cuenta del ingreso de efectivo a la oficina por cualquier concepto y asegurar su registro en tiempos reales.
- Cada mes sellar los documentos originales "PAGADOS o RECIBIDOS POR IRC" antes de enviarlos a Bogotá.
- Mantener el archivo de información bancaria, de efectivo y cualquier otra relacionada con pagos y movimientos de efectivo.
- Actuar como agente bancario para la oficina de país ubicada en Bogotá.
- Apoyar las operaciones de tesorería de la oficina de país siempre que se requiera.
- Asegúrese de que se sigan los procedimientos de control interno para todos los desembolsos de efectivo, intercambios, recibos y transferencias.
**Envió de información soporte**
- Se asegura de que toda la documentación contabilizada se envíe a Bogotá para que sea archivada en la forma que corresponde.
**En la liberación de los pagos**
- Asegurar que las verificaciones en el registro del libro de bancos de forma secuencial y por categoría de documentos
- Asegurar que los coordinadores temáticos con fondos a cargo comprenden el proceso de legalización, recopilan la información de pagos realizados oportunamente y legalizan en los tiempos que se establezcan por parte de la dirección financiera.
- Proporcionar una actualización oportuna al supervisor sobre el motivo faltante de efectivo, cuentas no pagadas o documentación no recibida.
- Asegurar que recibe la facturación para pagos en la oficina de acuerdo a los plazos requeridos para cierres contables, liquidación de impuestos y requisitos de los donantes.
- En el envío de la información financiera a la Dirección Financiera en Bogotá
- Asegurarse de que todos los documentos hayan sido sellados como 'PAGADOS', incluidos los detalles del número de cheque o soporte de pago en efectivo.
- Mantener un sistema organizado y bien documentado (todos los archivos deben estar etiquetados de manera adecuada y visible) y un sistema de archivo secuencial para todos los comprobantes de desembolso de efectivo
- Todos los archivos deben organizarse secuencialmente y en sitios de archivo designados por separado para cheques y por tipos de moneda.
**Registros contables**
- Asegura que los libros de caja se completen sin ningún error de publicación mensual.
- Valida los libros de caja en SUN y Q y A.
**Otras responsabilidades del cargo**
- Estar dispuesto y listo para participar en los programas de intercambio de personal de campo organizados por la Dirección Financiera.
- Asistir y participar en entrenamientos identificados / organizados por su supervisor
- Seguir los nuevos procedimientos y lineamientos designados en circulares del Director de País
- Otras tareas asignadas por el supervisor que estén relacionadas con el objeto contractual y que permitan el desarrollo de los programas del IRC.
**RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO**:
Ejercer las labores derivadas de su contrato de trabajo con sujeción a las normas de seguridad y salud en el trabajo no solo en defensa de su propia seguridad y salud sino también con respecto a los demás trabajadores y beneficiarios y en resguardo de las instalaciones donde labora, informando sobre condiciones o situaciones peligrosas al supervisor inmediato o a los órganos internos (área de seguridad y salud, comité de seguridad y salud laboral COPASST, convivencia laboral, brigadas de emergencias, comité de seguridad vial) para la prevención de accidentes y/o enfermedades laborales de manera que se puedan tomar acciones oportunamente.
Usarán en forma correcta y mantendrá