Asistente ejecutivo DEBERES Y RESPONSABILIDADES Apoyo de secretaría, administrativo y de oficina según lo asignado. Proporcionar la gama completa de apoyo de secretaría, administrativo y de oficina a todo el personal de la organización. Mantener el calendario del Director de la sección. Recibir visitas y llamadas telefónicas de la organización. Tomar las medidas adecuadas según la naturaleza de la visita o la llamada; en la medida de lo posible, proporcionar información para responder preguntas no técnicas dentro de las pautas prescritas. Organizar citas, reuniones y conferencias según lo solicitado, para incluir la programación de salas de conferencias y notificar a los participantes y reunir materiales de antecedentes para uso en conferencias. Hacer arreglos de viaje y hotel y coordinar arreglos logísticos para los oficiales visitantes; tomar notas y realizar un seguimiento para garantizar que se cumplan los compromisos asumidos en las reuniones y conferencias. Brindar apoyo administrativo al personal de la organización; recibir, revisar y controlar la correspondencia y las comunicaciones entrantes y salientes. Distribuir correo y mensajes, manteniendo controles y dando seguimiento a la correspondencia procesable. Redactar correspondencia de rutina para la firma del personal de la organización. Escribir una variedad de correspondencia de USAID. Revisar la correspondencia saliente para asegurarse de que esté en el formato adecuado, de acuerdo con los requisitos de estilo de la Misión, debidamente dirigida, etc., antes de acudir al Jefe de la organización para su autorización o firma. Rastrear la correspondencia oficial de la organización, los documentos GLAAS, etc. a través del proceso de autorización y firma; y establece y mantiene archivos y registros, con aportes de la Oficina Ejecutiva. Utilizar software de procesamiento de texto, hojas de cálculo y gráficos basado en PC en el desempeño de una variedad de asignaciones, escribir una variedad de correspondencia, crear tablas electrónicas, desarrollar gráficos y preparar otros documentos en forma preliminar y final, prueba lectura de formato y coherencia con los requisitos de formato estándar antes de enviarlo para su firma. Según sea necesario, el asistente administrativo localiza los documentos enviados para su autorización y obtiene y rastrea las autorizaciones y firmas. Mantener contacto con contrapartes en la Embajada de los EE. UU., Otras organizaciones internacionales, funcionarios del gobierno anfitrión y ciudadanos de terceros países. Proporcionar traducción de artículos, cartas y memorandos no técnicos, traduciendo entre español e inglés, e inglés y español. Según lo requiera la carga de trabajo, el Asistente Administrativo Itinerante puede ser asignado como segundo Secretario o Asistente Administrativo, ayudando a los Asistentes Administrativos en otras Oficinas en el desempeño de sus funciones oficiales. REQUISITOS MÍNIMOS: Formación universitaria en Administración de Empresas, Administración Financiera, Historia o Negocios Internacionales. 2 años de experiencia en un rol similar. Contrato Indefinido. Palabras clave: administración Cargos relacionados: Asistente administrativo #J-18808-Ljbffr