**IDENTIFICACIÓN DEL CARGO**
**Área o Dependencia**
Presidencia
**Denominación del cargo**:
Asistente de Presidencia y Comercio Exterior
**Cargo superior inmediato**:
Presidente
**Valoración económica**
**Salario fijo constitutivo**
**Bonificación no constitutiva**
**Observaciones**
**Localización (ciudad)**
Cali
**Disponibilidad para traslados**
No
**Personas a cargo**
**Nombre del cargo al cual lidera**
**Jornada laboral**
**Lunes a viernes**
**Sábado**
Mañana
7:30 - 12:00
Mañana
7:45 - 12:00
Tarde
1:00 - 5:30
Tarde
N/A
- **INFORMACIÓN GENERAL DEL CARGO**
**Misión del cargo**:
- Aportar al cumplimiento de la Visión de la compañía, asistiendo a la Presidencia en las tareas administrativas y de comercio exterior que le sean encomendadas.
**Responsabilidades / Funciones**:
- Asistir a la Presidencia en las labores administrativas del cargo, tales como revisión de correspondencia, agendamiento de citas, redacción de comunicados, atención y realización de llamadas.
- Revisión del correo electrónico empresarial, direccionando las PQR´s a las áreas encargadas.
- Manejar los archivos de: Presidencia personal, Presidencia empresarial y comercio exterior.
- Recibir y revisar la factura proforma enviada por el proveedor y presentarla a Gerencia A&F.
- Hacer seguimiento de los documentos originales que envía el proveedor para poder nacionalizar la mercancía.
- Cuando llegan los documentos se entregan a la SIA con una carta donde se relacionan los documentos entregados.
- Crear el proyecto en el sistema cuando se hace una importación, ingresando las facturas y todos los gastos que genera la importación.
- Realizar carta para pago de impuestos de la importación y darle aviso a la SIA para que la recoja y la lleve al banco.
- Hacer la liquidación con todos los gastos que género la importación y pasársela a Gerencia General y otra copia a logística.
- Abrir una carpeta con todos los documentos de la importación y archivarla.
- Reportar mensualmente al Banco de la Republica el movimiento que se hace en la cuenta de compensación con sus formularios correspondientes, y legalizar la mercancía, cuando se realizan giros directos anticipados a proveedores del exterior por medio de SISCOMP.
- Tener presente las fechas de vencimiento de los giros financiados, actualizarlas y entregar a Gerente A&F.
- (Formulario No.
5).
Una vez el banco nos envíe el mensaje swift informando que ya están los dólares en la cuenta de compensación, se procede a realizar el pago respectivo al banco.
- Generar trimestralmente por medio del SISCOMP los archivos a la DIAN.
El sistema guarda un archivo comprimido ZIP donde se evidencian los archivos XML generados donde están todos los movimientos del trimestre de la cuenta de compensación.
- Solicitar al contador la copia de cada uno de los PDF recibidos y firmados por la DIAN, estos se deberán adjuntar con los soportes del informe formulario 10 del mes acabado de reportar al Banco de la Republica.
- Reporte de novedades presentadas en el área de sistemas al proveedor de servicios.
- Gestión de los celulares corporativos.
- Velar por el buen funcionamiento de las herramientas de oficina (impresoras, computador, fax y demás).
- Cumplir normas, políticas y Reglamentos de Seguridad salud en el trabajo, y en general las que existan en la empresa.
**Indicadores**:
- Demora en el cumplimiento de las labores administrativas designadas.
- Errores cometidos en el desarrollo de las labores administrativas designadas.
- Retraso en procesos de importaciones o exportaciones por trámites documentales.
- **RELACIONES INTERPERSONALES**
**Internas**
**Con quien**
**Propósito**
**Frecuencia**
Presidencia
Coordinar las labores administrativas.
Diaria
Dirección Técnica y de Desarrollo
- Seguimiento a los pedidos de importaciones.
- Tener completa la documentación requerida para importaciones
Cuando sea requerido.
Gerencia Comercial
- Apoyo en los trámites y documentos de exportaciones.
Cuando sea requerido.
**Externas**
**Con quien**
**Propósito**
**Frecuencia**
Proveedores Internacionales
Seguimiento al despacho de pedidos y estatus de los documentos requeridos
Cuando sea requerido.
CIA
Seguimiento al proceso de transporte y nacionalización de las importaciones.
Seguimiento al despacho y transporte de las exportaciones.
Cuando sea requerido.
Proveedor de servicios informáticos
Reporte de PQR´s, buscando su pronta atención y solución
Cuando sea requerido
Prestador del servicio de celulares corporativos
Reporte de PQR´s, buscando su pronta atención y solución
Cuando sea requerido.
- **CARACTERÍSTICAS DEL OCUPANTE DEL CARGO**
**Género**:
Femenino
**Edad**:
Mayor a 25 años.
**Formación básica**:
**Bachiller**
**Técnico**
**Tecnólogo**
**Profesional**
**Especialista**
XX
**Profesiones que aplican**:
- Administrador de empresas.
- Ingeniera.
**Formación complementaria**:
- Comercio Exterior.