Asistente De Logistica / Seguridad (Acceso Humanitario) Medellín

TITULO DEL PUESTO: Asistente De Logistica / Seguridad (Acceso Humanitario)

EQUIPO/PROGRAMA: Dirección de Operaciones, Logística y Administración

GRADO: (5) – Asistentes

Tipo de Contrato: Laboral Término Fijo

Nivel 3: Este cargo tendrá contacto con niños, niñas y adolescentes frecuentemente (una o más veces a la semana) y durante visitas a los proyectos en el país.

Nosotros necesitamos mantener procesos seguros de selección, por lo cual se incluyen verificaciones rigurosas de antecedentes, refleja nuestro compromiso con la protección de los niños contra el abuso.

El Marco de Salvaguarda se compone por tres políticas y un Código de Conducta: Política de Salvaguarda de la niñez,
Política para la Protección contra el Abuso, el Acoso y la Explotación Sexual (PSEAH) o Salvaguarda de la adultez y Política Antiacoso, Antidiscriminación y/o antibullyg.

PROPOSITO DEL ROL:

El objetivo del Asistente de logística y Acceso Humanitario del cargo es identificar, documentar información, implementar herramientas y medidas de seguridad acorde al proceso de gestión de seguridad. Garantizar la protección de los programas, funcionarios y beneficiarios de datos en línea con los protocolos internos y proporcionar actualizaciones diarias al supervisor y preparar informes periódicos. Apoyar eficientemente todas las tareas operativas y administrativas del área de seguridad para el correcto funcionamiento y el cumplimiento de los objetivos de la organización.

También será responsable de velar por la eficiente utilización de los fondos y un excelente desempeño operativo, con un riesgo mínimo sobre el suministro, administración y distribución de los bienes y servicios de la oficina de terreno de Save the Children,
de acuerdo con los procedimientos de las políticas y manuales de la organización, en el marco de la implementación de los proyectos en territorio.

AREAS CLAVES DE RESPONSABILIDAD:

Adquisiciones locales

- Apoyar a la unidad de Logística en la oficina de Valle del Cauca y oficinas de terreno en los procesos de adquisición, donde se cumplan con las políticas y procedimientos de SC, y que todos los documentos de compra estén completos, escaneados y archivados.
- Recolectar cotizaciones con proveedores de acuerdo con las políticas de adquisiciones de la organización.
- Gestionar el proceso de compras a través de la plataforma GP, cumpliendo con los debidos parámetros de presupuesto y su aprobación.
- Llevar a cabo las compras en efectivo de acuerdo con la política según direccionamiento del gerente de logística.

- Apoyar el proceso de seguimiento y entrega de los pedidos de compra realizados con los proveedores en las condiciones de calidad, precio y tiempo requeridas.
- Recolectar la documentación requerida a fin de entregar los procesos al área de finanzas y que sean generados los pagos a los proveedores en los tiempos acordados.
- Escanear los procesos de compras y mantenerlos actualizados en la base asignada para tal fin.
- Mantener la base de compras (Procurement Tracker) actualizada.
- Apoyar en la gestión de inventarios de los diferentes elementos adquiridos mediante su ingreso en la plataforma TIM.
- Participar de manera activa en las reuniones de equipo de aérea y de la oficina.

Seguimiento del personal en terreno:

- Apoyar al personal de terreno en el seguimiento diario, informando situaciones que afecten el desarrollo de las actividades.

- Mantener informado las coordinaciones y gerencias de posibles amenazas que puedan afectar las operaciones en campos.
- Actualizar y realizar la matriz de riesgos de la región.
- Mantener en contacto con el personal terreno.
- Asegurar las instalaciones donde se realiza actividades y se guarda materiales.
- Realizar aperturas y cierres de Oficina en diferentes horarios cuando sea necesario, asegurándose de que se cumplan las medidas de seguridad existente cómo activación de alarmas, asegurar el aseguramiento de oficinas y áreas en general.
- Garantizar la protección de funcionarios durante la asistencia a la oficina manteniéndose alerta con el cumplimento de medidas de seguridad física.
- Asegurar y participar en la organización de capacitaciones, talleres, charlas de seguridad para personal Staff.

- Mantener monitoreo de llegada y salida de personal de visitantes internacionales y nacionales, y seguimiento a viajes de personal a diferentes regiones verificando su ubicación y estado de seguridad.
- Proporcionar sesiones informativas (briefings) de seguridad para realizarlas a empleados nuevos y a visitantes de la organización cuando sea requerido.
- Alimentar bitácora de incidentes de seguridad de las áreas en donde tiene actividades SCC y áreas en las que se prevén futuros proyectos con recolección de información de agencias de apoyo internacional y ONG´S.
- Crear alertas o notificaciones de seguridad avaladas por la coordinación de seguridad.
- Compilar las contribuciones de los puntos focales de seguridad y coordinadores de proyectos para la producción de reportes de seguridad semanales, mensuales y trimestrales.

- Realizar monitoreo de la situación de seguridad en Colombia en dónde se desarrollan los proyectos y realizar seguimiento a misiones aprobadas a terreno, así como multiplicar la información referente a recomendaciones de seguridad necesarias impartidas por el Área de Seguridad de SCC.
- Registrar (medio físico y digital) y reportar información de seguridad cómo boletines semanales, alertas de seguridad, apreciaciones de seguridad, análisis de riesgos, etc.
- Recopilar información para el seguimiento y evaluaciones de seguridad.
- Participar en misiones a terreno para el apoyo a actividades programáticas y estratégicas de la organización.
- Demas funciones inherentes al cargo.

REQUISITOS:

- Tecnólogo o profesional en áreas a fines con las funciones del cargo.
- Disponibilidad para residir en Medellín y disposición para desplazarse a otros municipios del departamento,
y otras ciudades del país, de acuerdo con los requerimientos de los proyectos y de las acciones del nivel nacional.

EXPERIENCIA Y HABILIDADES:

Experiencia profesional certificada mínima de 2 años en las siguientes áreas:

- Experiencia mínima de 2 años en temas relacionados con las funciones del cargo.
- Manejo de sistemas operativos Excel-Word- Outlook – PowerPoint.
- Disposición y destrezas en comunicación asertiva, con capacidades analíticas y de redacción.
- Buen criterio y capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio constante.
- Capacidad para trabajar en un contexto complejo, difícil y de riesgo.
- Capacidad para trabajar en un equipo multi-cultural, multi-disciplinario e interinstitucional.
- Disciplina en el cumplimiento de labores exclusivas para este cargo.

- Política y culturalmente sensible, con cualidades de paciencia, tacto y diplomacia.

CUALIDADES:

- Habilidades de comunicación verbal en diferentes contextos, tanto internamente entre equipos y áreas de trabajo, como externamente con organizaciones en el territorio.
- Habilidades en comunicación escrita para la elaboración de informes.
- Sensibilidad social y cultural, para manejar con paciencia, tacto y diplomacia situaciones complejas de necesidad, vulnerabilidad y riesgo.
- Capacidad para el manejo adecuado de conflictos en ambientes laborales.
- Actitud positiva, proactiva, constructiva y habilidad de trabajar en contextos cambiantes.

NOTA 1: Con la presentación para participar en la presente convocatoria se autoriza a Save the Children a comprobar la información personal suministrada, así como a hacer uso de los datos personales para efecto de comprobación en bases de datos públicas y privadas relacionadas con nuestras políticas antifraude, lavado de activos y financiación del terrorismo. Los datos utilizados serán los indicados en la cedula de ciudadanía entregada.

NOTA 2: En todo caso, la solución a la prueba técnica será un criterio de evaluación y selección del personal, por lo que solo se usará el contenido para los efectos del proceso de selección y se respetará la propiedad intelectual del mismo, no genera en ningún caso remuneración alguna.

Se recibirán hojas de vida desde el22 hasta el 29 de agosto de 2024 a las 23:59

Las propuestas presentadas una vez cumplida y pasada la hora fijada para el efecto, o radicadas en dependencia distinta a la enunciada en este documento, NO SERÁN RECIBIDAS.

Esta oferta de empleo se encuentra abierta para ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia y que cumplan con los requisitos establecidos en la convocatoria.

Solo se contactará e invitará a continuar en el proceso de seleccion a las personas que tengan mayor nivel de ajuste al cargo.

Save the Children Colombia ofrece igualdad de oportunidades y valoramos tener en nuestro staff personas con diversidad en género, raza, etnia, nacionalidad o discapacidad. Así mismo, todos nuestros procesos de selección de personal, los hacemos de forma gratuita y son publicados en nuestro web site www.savethechildren.org.co, bajo ningún caso nuestro reclutamiento de staff se hará por medio de un tercero diferente.

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