Nosotros (Torre) estamos ayudando a Ventanas ALV a encontrar al mejor candidato para unirse a su equipo tiempo completo para el rol de Asistente de Gerencia.
Compensación: COP 2.3M - 2.8M/mes.
+ Seguro de salud Ubicación: Cra.
71a Bis #63d-47, Bogota, Colombia.
Misión de Ventanas ALV: "Ayudar a nuestros clientes con sus necesidades y exigencias especiales a través de la calidad y experiencia para dejar huella y generar progreso."
¿Qué te hace un candidato ideal?
- Tienes +4 años de experiencia en gestión documental y asistencia de gerencia.
- Eres competente en gestión contable, administración de contratos, seguridad social de Colombia y Microsoft 365.
- Eres principiante en Adobe Acrobat.
- Español - Completamente fluido.
Responsabilidades y más: Responsabilidades: - Mantener actualizados los datos en físico y digital de clientes y del personal de la empresa para garantizar la confiabilidad de la información y actualizada para su consulta.
- Gestionar y hacer seguimiento a los contratos de proyectos adjudicados por los clientes, desde el inicio (trámite de pólizas, cuenta de cobro por anticipo, y en general recopilar todos los documentos requeridos por el cliente para radicar y legalizar), hasta la liquidación y cierre del proyecto.
- Llevar cuentas corrientes de cada proyecto, para tener control y claridad de lo que paga y adeuda de cada uno de ellos.
- Verificar cortes de obra para facturación con apoyo de los arquitectos encargados de cada proyecto.
- Gestionar cartera: Realizar seguimiento y cobro al cliente, por facturas y/o cuentas pendientes de pago por trabajos realizados y entregados.
- Gestionar los requerimientos personales de las gerencias (facturación como persona natural, pagos, y gestiones personales concernientes con la compañía).
- Llevar todo el proceso de vinculación del personal administrativo y operativo (ejecutar contratos, afiliaciones a seguridad social, etc); escaneo de todos los documentos.
- Revisar documentación para radicar incapacidades.
- Generar la planilla de aportes (Pila) mensual, correspondientes a gerencia y al personal y su respectivo pago.
- Gestionar nóminas del personal administrativo y operativo de la compañía.
- Gestionar llamados de atención, diligencia de descargos, memorandos del personal con previo estudio y autorización del jefe inmediato y/o gerencia.
- Servir de apoyo al área de sistema de seguridad y salud en el trabajo en documentación e información general para su gestión en la empresa.
- Controlar horario del personal.
- Manejar a diario los portales bancarios, revisar ingresos, montar pagos, revisar saldos y enviar los reportes correspondientes a la gerencia.
- Apoyar al área contable informando los movimientos bancarios para conciliación y documentos pertinentes.
- Manejar correspondencia confidencial.
- Redactar documentos necesarios para algún proceso, que posteriormente debe ser aprobado por el gerente general.
- Recibir paquetes o entregas dirigidas a la gerencia.
- Revisar el correo electrónico diariamente para mantener actualizada la bandeja de entrada.
- Usar Excel y Word de manera adecuada como herramienta para ejecutar las funciones asociadas a su cargo.
- Responder y pasar llamadas telefónicas tanto a la gerencia como al personal administrativo y comercial.
- Tener control de los equipos tecnológicos de la oficina.
- Mantener al día las necesidades de papelería y demás elementos.
- Mantener debidamente el archivo de los documentos del área de administración.
- Registrar y mantener actualizado el acervo documentario de entradas y salidas de visitantes y personal de la empresa para facilitar el acceso y la disponibilidad de la información cumpliendo con los protocolos de confidencialidad cuando corresponda.
- Acatar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato propias a su cargo.
- Tener relación y trato amable y respetuosa con los clientes, proveedores y personal.
- Mantener completa confidencialidad con toda información interna de la empresa.
Requerimientos: - Se requiere un mínimo de 4 años de experiencia en cargos donde haya ejecutado funciones similares para personas que no tengan un título profesional/tecnólogo en áreas administrativas.
- Si el candidato tiene un título Universitario se requerirán solo 2 años de experiencia en cargos donde haya ejecutado funciones similares para personas que no tengan un título profesional o tecnólogo en áreas administrativas.
- Se valora la experiencia más que el título profesional.
Información acerca de la contratación: Contrato a término indefinido.
Horario: Lunes a Viernes de 8:00am a 6:00pm.
Sábados de 8:00 am a 12:00pm.
Beneficios del trabajo: - Estabilidad en la compañía.
- Oportunidades de crecimiento profesional.
- Oportunidad de aprendizaje en el sección de la construcción.
- Salario prestacional, con todos los beneficios de ley.
- Contrato a término indefinido.
Tu(s) posible(s) líder(es): Diego Largacha, Gerente Administrativo y Financiero en ALV.
Olga Janneth Torres, Asistente de Gerencia en Alvaro Largacha V. & Cia Ltda.
