Objetivo del Cargo: Brindar soporte en las áreas administrativa, contable y de recursos humanos, contribuyendo a la eficiencia operativa y financiera de la empresa mediante la organización de procesos, la gestión de cuentas y la optimización de indicadores clave de rendimiento (KPIs).
El Asistente Administrativo y Contable debe asegurar el cumplimiento de metas operativas y fiscales.
Funciones del Cargo: Gestión Administrativa: Comunicación: Atender llamadas, correos electrónicos y mensajes en redes sociales, canalizando las solicitudes a las áreas correspondientes.
Agenda: Coordinar y programar reuniones, preparando materiales y actas.
Documentación: Mantener archivos organizados (físicos y digitales) y gestionar el flujo de documentos internos y externos.
Control de Suministros: Monitorear inventarios, realizar pedidos de suministros y asegurar la disponibilidad de recursos en oficina.
Gestión Contable: Cuentas por Pagar y Cobrar: Registrar y monitorear cuentas por pagar y cobrar, realizar conciliaciones bancarias.
Facturación y Cobros: Generar facturas y gestionar el seguimiento de cobros a clientes.
Pagos: Apoyar en la programación de pagos a proveedores y el cálculo de nóminas y prestaciones.
Informes Financieros: Asistir en la elaboración de reportes financieros y preparar la documentación para auditorías.
Cumplimiento Fiscal: Apoyar en la presentación de impuestos y mantener registros actualizados.
Recursos Humanos: Selección de Personal: Redactar y publicar vacantes, coordinar entrevistas y gestionar la recepción de solicitudes de candidatos.
Contratos: Elaborar contratos laborales y apoyar en el proceso de inducción de nuevos empleados.
Nómina y Beneficios: Supervisar el registro de horas trabajadas y ausencias, y apoyar en el cálculo de prestaciones y beneficios.
Cobranza: Cartera de Clientes: Monitorear las cuentas por cobrar y realizar recordatorios de pago a clientes.
Negociación de Pagos: Negociar plazos de pago o alternativas con clientes morosos, siguiendo las políticas de la empresa.
Actualización de Registros: Registrar pagos recibidos y actualizar estados de cuenta.
Reportes de Cobranza: Preparar informes periódicos sobre el estado de la cobranza y las cuentas vencidas.
Acciones Legales: Coordinar con el área legal para gestionar cobranzas judiciales, si es necesario.
Análisis de Indicadores (KPIs): Monitoreo de Desempeño: Recolectar y analizar datos de desempeño de las áreas, elaborando reportes periódicos.
Mejora Continua: Identificar áreas de mejora y proponer acciones correctivas o de optimización en los procesos.
Cumplimiento de Metas: Asegurar que cada área cumpla con sus metas y objetivos establecidos, realizando reuniones de seguimiento.
Requisitos: Formación Académica: Técnico o profesional en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas o áreas afines.
Experiencia: Al menos 1 año en cargos similares (administración, contabilidad, recursos humanos y cobranza).
Conocimientos: Contabilidad básica y avanzada.
Manejo de software contable (QuickBooks, SAP, ERP).
Herramientas ofimáticas (Excel, Word, PowerPoint).
Conocimientos básicos en normativas fiscales y laborales.
Familiaridad con sistemas CRM y gestión de cobranzas.
Habilidades: Organización, atención al detalle y capacidad para priorizar tareas.
Habilidad para negociar plazos de pago y gestionar cuentas por cobrar.
Comunicación efectiva, tanto verbal como escrita.
Proactividad y capacidad de trabajo en equipo.
Te ofrecemos: Salario a Convenir Tipo de Contrato: Por prestación de servicios.
Modalidad: Híbrida (70% Virtual / 30% Presencial en Bogotá o Sabana de Bogotá).
Beneficios: Formación y capacitación continua.