Construye y promueve excelentes relaciones con colegas, diseña experiências de clientes que inspiran lealtad.
Eres el pilar más importante de nuestro éxito.
Tú marcas la diferencia.
**TU FUNCIÓN **:Encargarse de la Recepción de la Sucursal y /o Sede, Atender, Clasificar, distribuir y registrar las actividades a ser desarrolladas en su posición, asegurando además un excelente Servicio a Clientes Internos y Externos.
**TUS RESPONSABILIDADES**:
- Atender de primera mano al público que acude a la oficina (proveedores, clientes), consultar su requerimiento y direccionarlo con la persona indicada.
- Atención telefónica de clientes (Internos y Externos)
- Recepción, control, administración (reporte) y distribución del correo nacional e internacional.
- Recibir, revisar y subir a la herramienta contable las facturas operativas y administrativas para el grupo empresarial K+N
- Elevar en Acon la facturación al equipo de Finanzas (facturas de los proveedores) una vez reconocidas y aprobadas.
Se debe elaborar una relación (frecuencia diaria).
- Realizar el envío al equipo de Finanzas de las facturas de los proveedores una vez reconocidas y aprobadas.
Se debe elaborar una relación (frecuencia diaria)
- Realizar la devolución de las facturas administrativas cuando se requiera.
- Dar seguimiento a las facturas hasta que estas queden completamente contabilizadas / Status Booked.
- Control, manejo y responsabilidad sobre el recibido y seguimiento de las facturas de servicios Públicos y arriendos dentro de los plazos establecidos para su pago según fecha de vencimiento.
- Realizar Proceso de Órdenes de Compra de insumos, servicios públicos, arriendos, administraciones y todo aquel producto/ servicio administrativo solicitado por la oficina.
- Elaboración Invesment Application (Proceso centralización de proceso)
- Cierre de Órdenes de compra en Acon (Proceso centralización)
- Apoyo total y permanente al personal del área de Finanzas.
- Entrega de guías de aéreo, dejar guías para liberaciones, se entregan documentos y control de firmas de los distintos soportes.
- Entregar las facturas originales por servicios de manejo, almacenaje, entre otros a los distintos agentes aduanas procurando la previa recepción de las retenciones definitivas.
- Pagos directos de tributos aduaneros por descargos directos (proceso de aduanas, llevado hoy por Diana Rodríguez).
- Reporte de daños, control de acciones y manejo de personal de mantenimiento de las instalaciones por medio del proveedor autorizado.
- Pedido de insumos requeridos para la sede o sucursal.
Administración y control.
- Coordinar y gestionar los temas relacionados con Servicios Generales.
- Administración de proveedores de la sede (Mensajería (Cali, Medellin, Barranquilla, Pereira), mantenimiento y otros)
- Control, registro y verificación de correcto uso de los parqueaderos.
Administración y validación de facturación de parqueaderos.
- Garantizar el funcionamiento óptimo desde el punto de vista administrativo y de servicios generales de la sede.
- Ser el punto de contacto y soporte para temas relacionados con actividades de Bienestar / administración de personal coordinadas desde Bogotá
- Control, manejo y administración de activos de la sede (sillas, mobiliarios, equipos y otros).
- Soporte administrativo en proceso de creación de clientes.
- Creación de Files a clientes y pre-factura.
(Apoyo actual a la unidad de Marítimo)
- Solicitud, Administración y control Inventario de suministros de papelería de la sede.
- Solicitud, Administración y control de Inventario Suministros cafetería de la sede.
- Elaboración de correspondencia relacionada con: Autorizaciones de salida, ingreso de personal nuevo, salidas de cajas o equipos, control de ingreso de personal para los fines de semana.
- Registro y control de los precintos de seguridad para correspondencia y todos aquellos lineamientos que el Departamento de Seguridad implemente para el resguardo de los bienes y seguridad colaboradores dentro de la compañía.
- Apoyo en las auditorias de calidad, seguridad y demás que se presenten.
**TUS HABILIDADES Y EXPERENCIAS**:
- Graduación en ADM, RI o compatibles
- Experiência en Atención al Cliente
- Manejo de Herramientas Tecnológicas
- Inglés Básico