Asistente Ejecutiva Bilingüe
Nivel de trabajo: Confianza y manejo
Jefe directo: director ejecutivo
Salario: 3.500.000
Ubicación: Cali, Colombia
Equipo: OPERATIONS
Objetivo del trabajo
Persona con alta experiencia como asistente de alta gerencia. Apoya en la gestión logística y administrativa, según las necesidades del área. Manejo de agenda, proactiva y excelente manejo del inglés.
Responsabilidades
• Redactar las actas de las entidades legales parte de la empresa
• Hacer seguimiento a su registro y archivo correspondiente, de acuerdo a las regulaciones aplicables.
• Velar por el cumplimiento de los acuerdos tomados durante las reuniones de accionistas de las entidades legales parte de la empresa
• Velar por el cumplimiento de los acuerdos tomados durante las reuniones de alta gerencia de la empresa.
• Planificar, implementar y seguir procesos completos de compras y eventos respondiendo a requerimientos de dirección regional.
• Manejar agenda de viajes, reunión, eventos, etc. del área.
• Apoyar aspectos logísticos del área.
• Mantener información actualizada relacionada a sus actividades en los espacios compartidos digitalmente.
• Responder ante requerimientos de la dirección regional para facilitar reuniones (virtuales, presenciales), notas, logística, seguimiento a invitaciones.
• Participar ofreciendo insumos para monitoreo de progresos y aprendizajes en la implementación de procesos logísticos y administrativos.
• Recordar a la alta gerencia de los eventos o reuniones importantes.
• Gestionar el flujo de información de manera oportuna y correcta.
• Preparar informes de gestión, ocuparse de los pedidos de información, preparar la correspondencia, recibir visitantes, coordinar llamadas telefónicas, y programar reuniones.
• Realizar cualquier otra tarea que se considere apropiada para esta función.
• Producir correos electrónicos y mensajes de alta calidad para personas de todos los niveles de la organización.
• Mantener los documentos organizacionales, incluidos los organigramas actuales y las biografías ejecutivas.
• Manejar las actividades habituales sin que se lo soliciten y avisar con antelación en caso de problemas o retrasos.
• Ayudar en la edición de hojas de cálculo y presentaciones, incluida la impresión y encuadernación, para reuniones con clientes.
Requisitos
Este puesto requiere grandes dotes organizativas, atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente. Dominio del inglés.
Al menos cinco años de experiencia como asistente ejecutivo.
Nivel avanzado de inglés
Discreción y buen criterio en situaciones confidenciales, y experiencia contrastada interactuando con la alta dirección.
Fuertes habilidades de comunicación interpersonal, escrita y oral.
Fuerte dominio de Microsoft Office.
Excelente etiqueta telefónica, correo eléctrico, mensajería instantánea y capacidad para gestionar prioridades en gestión de calendario.
Experiencia Essential Desirable
Entre 10 y 15 años de experiencia relevante a la posición. X
Técnico en administración / logística áreas similares afines relevantes a la posición. x
Technical skills
Experiencia en apoyo administrativo para oficina con personal entre 10-20 personas x
Habilidades en logro de resultados y gestión de múltiples demandas. x
Attributes
(Central) Comunicación clara y con confianza, demostrada capacidad de combinar escucha activa, generación de preguntas y abrir espacios para el dialogo y construcción en equipo X
(Central) Capacidad de trabajo autónomo y adaptabilidad a entornos rurales de trabajo (trabajo en campo).
X
(Central) Gestión de relaciones internas- trabajo en equipo y colaboración, aportaciones de otras, fortalecimiento de relaciones con diferentes actores e interesados dentro y fuera de la organización. X
(Central) Habilidades interpersonales para el trabajo en equipo, que fomenten el progreso de las actividades y una sana convivencia.
X
General skills
Planificación y organización, demostrada con capacidad para cumplir entregas en plazos múltiples de manera eficiente, gestionando su propio tiempo de acuerdo con las prioridades del equipo. X
Experiencia en uso de herramientas ofimáticas MS Office365 (Excel, PowerPoint y Word, en particular), habilidades en el procesamiento y manejo de datos y estadísticas básicas. X
Dominio del idioma inglés escrito y oral nivel avanzado x
