**Organización**
Heartland Alliance International (HAI)
**Página Web**
**Puesto**
Asistente Administrativa
**Lugar de trabajo**
1x Buenaventura 1x Tumaco
**Tipo de contrato**
Cubrir licencia de maternidad
**Duración de contrato**
**Número de vacantes**
2
**General**
Heartland Alliance International (HAI) es una entidad sin ánimo de lucro con sede principal en Chicago, EEUU.
Fue creada con la misión de promover los derechos humanos y proveer servicios a comunidades que viven, en situaciones de alta vulnerabilidad, pobreza o en contextos de conflicto o violencia.
HAI trabaja para proveer sistemas de apoyo y protección que sean de alta calidad y sostenibles.
Los programas globales de HAI en salud pública trabajan con organizaciones locales para comprometer a las comunidades en la entrega de servicios de salud, la construcción de capacidades, el apoyo, y la movilización de la comunidad para las personas más marginadas y en mayor riesgo en el mundo.
Nuestro objetivo es organizar y empoderar a las poblaciones altamente vulnerables a nível local, para que sean auto-sostenibles y aboguen por sí mismos.
HAI actualmente implementa proyectos en cerca de una docena de países en América latina y el Caribe, África y el medio oriente.
**Proyecto**
**Objetivo del Cargo**
Apoyar la operación de la oficina de territorio, garantizando que los procesos administrativos se lleven a cabo de forma eficiente y siguiendo los procedimientos internos para el control la información, manejo del efectivo y planificación de gastos de proyecto.
**Posición dentro de la Organización**
La supervisión del cargo será ejercida por el/la Coordinador/a de la oficina de su ciudad y el/la Gerente Financiero.
Las relaciones funcionales esenciales son con su equipo de trabajo del Centro (Psicólogo-Coordinador, Psicólogo, Trabajador/a Social, Trabajadores Comunitarios).
El desempeño del trabajador será evaluado al final del periodo de prueba y posteriormente, semestralmente por el/la Coordinador/a de la oficina de su ciudad y el/la Gerente Financiero.
**Responsabilidades a Desarrollar**
Las responsabilidades del cargo se basan principalmente en estos aspectos:
- Apoyo general de orden administrativo y secretarial
- Tramitación de documentación financiera (documentos de apoyo, facturas, etc.)
según la estructura de aprobación vigente y mantener un sistema de control interno para los gastos, asegurando que las solicitudes de pago sean procesadas y completadas.
- Responsable de la caja menor de la oficina y el correcto manejo de recibos, comprobantes y efectivo.
- Apoya a la Coordinadora en la planificación de reuniones y la agenda de la oficina de territorio.
- Tramitar de solicitudes de viajes y anticipos y solicitudes pago por la plataforma Docusing
- Gestiona la coordinación de conferencias, viajes, logística de eventos de Proyecto.
- Responsable de la recepción de la oficina.
Esto incluye estar pendiente de las personas que llegan y salen de las instalaciones, hacer registro de invitados y contestar llamadas, entre otros.
- Coordinar los procesos administrativos para la adquisición de equipos, materiales de oficina, pago de servicios y otros (cotizaciones, cuadros comparativos, contratos).
- Apoyar a los equipos programáticos y consultores en la ejecución de las actividades de proyecto.
- Observar y mantener registros del proceso de adquisiciones para garantizar total transparencia.
- Elaborar la lista de compra y gestionar la adquisición de productos de oficina, de aseo y consumibles.
- Apoyar al equipo administrativo central en el proceso de archivo digital y físico de todos los documentos financieros y pagos llevados a cabo por la organización.
- Otras actividades solicitadas por el equipo del proyecto, en el marco de sus funciones.
**General**:
- Participación activa en las reuniones de coordinación y planificación mensual del equipo, y reuniones de seguridad semanales;
- Demás funciones o tareas que el equipo de HAI considere necesarias que correspondan al cargo desempeñado y a las capacidades del empleado.
- Cumplir integralmente con los procedimientos, regulaciones, estándares de conducta y planes de seguridad de HAI, Colombia.
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**Otros**
- Realizar de informes cuando se requiere.
- Mantener la confidencialidad con cualquier información intercambiada, facilitada o creada durante y después del programa.
**Perfil requerido por la posición**
**Educación**
Bachillerato completo
Tecnologia en area administrativa o contable
**Se requiere obligatoriamente**:
- Mínimo 2 años de experiência relevante en puesto similar;
- Experiência trabajando en diferentes entornos interculturales.
**Se valorará positivamente**:
- Ser residente ya en la zona, particularmente con población afro-colombiana;
- Dominio de la lengua inglesa (escrita, hablada y entendida).
- Experiência en formación y capacitación con comunidades;
- Experiência previa en trabajo en el ámbito de lo