TERMINOS DE REFERENCIA ASISTENTE ADMINISTRATIVA
Organización: Heartland Alliance International (HAI)
Puesto: Asistente Administrativo/a
Lugar de trabajo: Popayán
Tipo de contrato: Contrato a término fijo
General
Heartland Alliance es una ONG sin ánimo de lucro que tiene 125 años de experiência en el trabajo con comunidades vulnerables en Chicago. Heartland Alliance International fue creada con la misión de proveer servicios a comunidades similares que viven, o han vivido, en situaciones de conflicto o violencia. Heartland Alliance trabaja para proveer sistemas de apoyo y protección que sean de alta calidad y sostenibles. Los programas globales de Heartland Alliance en salud publica trabajan con organizaciones locales para comprometer a las comunidades en la entrega de servicios de salud, la construcción de capacidades, el apoyo, y la movilización de la comunidad para las personas más marginadas y en mayor riesgo en el mundo. Nuestro objetivo es organizar y empoderar a las poblaciones altamente vulnerables a nível local, para que sean auto-sostenibles y aboguen por sí mismos. Heartland Alliance actualmente implementa proyectos en: Iraq, Burundi, Nigeria, República Dominicana, República Demócrata del Congo, México, Haití, Ghana, y Cote d'lvoire.
Objetivo del Cargo
Apoyar la operación de la oficina de territorio, garantizando que los procesos administrativos se lleven a cabo de forma eficiente y siguiendo los procedimientos internos para el control la información, manejo del efectivo y planificación de gastos de proyecto.
Posición dentro de la organización
La supervisión del cargo será ejercida por el/la Coordinador/a de la oficina de su ciudad y el/la Gerente Financiero. Las relaciones funcionales esenciales son con su equipo de trabajo del Centro (Psicólogo-Coordinador, Psicólogo, Trabajador/a Social, Trabajadores Comunitarios). El desempeño del trabajador será evaluado al final del periodo de prueba y posteriormente, semestralmente por el/la Coordinador/a de la oficina de su ciudad y el/la Gerente Financiero.
Responsabilidades a Desarrollar
Tareas administrativas
- Apoyo general de orden administrativo y Asistencial
- Tramitación de documentación financiera (documentos de apoyo, facturas, etc.) según la estructura de aprobación vigente y mantener un sistema de control interno para los gastos, asegurando que las solicitudes de pago sean procesadas y completadas en docusing.
- Apoyo al área de Tesorería con la programación de pagos en portal bancario según cronograma del área.
- Velar por la entrega oportuna y gestión documental de soportes de pagos a las diferentes regionales y proveedores.
- Apoyar y hacer seguimiento al reporte de los gastos fijos de las oficinas regionales de la organización. Apoyar la operación administrativa de la oficina principal en Cali.
- Apoyar al equipo administrativo central en el proceso de archivo digital y físico de todos los documentos financieros y pagos llevados a cabo por la organización.
- Otras actividades solicitadas por el equipo del proyecto, en el marco de sus funciones.
General:
- Participación activa en las reuniones de coordinación y planificación mensual del equipo, y reuniones de seguridad semanales;
- Mantener la confidencialidad con cualquier información intercambiada, facilitada o creada durante y después del programa.
- Demás funciones o tareas que el equipo de HAI considere necesarias que correspondan al cargo desempeñado y a las capacidades del empleado.
- Cumplir integralmente con los procedimientos, regulaciones, estándares de conducta y planes de seguridad de HAI, Colombia.
**Perfil**:
Educación
Requisitos imprescindibles:
Bachillerato completo
Experiência
Requisitos imprescindibles:
- Mínimo 2 años de experiência relevante en puesto similar;
- Experiência trabajando en diferentes entornos interculturales.
Se valorará positivamente:
- Ser residente ya en la zona, particularmente con población afrocolombiana;
- Dominio de la lengua inglesa (escrita, hablada y entendida).
- Experiência en formación y capacitación con comunidades;
- Experiência previa en trabajo en el ámbito de los derechos humanos y particularmente con población desplazada y/o víctimas del conflicto armado;
Aptitudes / Actitudes
- Persona eficiente, ágil y organizada, responsable y con iniciativa;
- Capacidad para trabajar en equipo, puntual, ordenada y discreta;
- Excelentes habilidades interpersonales y capacidad para trabajar en equipo;
- Empatía ante el dolor ajeno y capacidad para manejar asertivamente situaciones de conflicto.
- Respeto por la diversidad y la interculturalidad;
- Afinidad y compromiso con los mandatos de Heartland Alliance International;
- Enfoque a los resultados y persistencia para alcanzar los logros.
Condiciones e Instrucciones para aplicar a esta convocatoria
Tipo de Contrato: Contrato laboral a tiempo completo.
- Heartland Alliance toma todas las decisiones de contratac
