**Description**
**Job Description Template**
**Sec**tion 1: Identifying **Information**
**Position Title**:
Analista AP
**Job code**:
XXXXXXXXXXXXX
**Grade**:
Manejo de las compras de la organización
**Date Prepared**:
Diciembre 2019
**Reports to**:
Coordinador AP
**Prepared by**:
RRHH
**Department**:
AP - Finanzas
**Business line**:
Finanzas
**Positions reporting to this position**
Ninguno
**Target team size**:
9
**Country/City**:
Colombia / Bogotá
**Approved by**:
Lorena Alvarez
**Section 2: Position **Summary**
**_
Guidelines:_**_ Please provide a brief summary of the _overall _scope of the position._
Garantizar el ingreso de las compras y gastos de las operaciones generadas con las marcas y proveedores de servicio.
**Section 3: Responsibilities, S**upporting Actions & End-Results**
**_
Guidelines:_**_ _List _the _essential _responsibilities_, functions and/or activities, p_rovide _the _supporting actions to describe how the _work_ will be accomplished_ and_ provide the desired end result_s_.
_List the responsibilities in order of importance and_ _the _estimated percentag_e of time for the responsibility (no one responsibility should be _greater than 60% of time or_ less than 10%)_._ The most important responsibility is not necessarily the one where the most amount of time is spent._
***
**Major Responsibility**
Realizar el registro de todas las facturas de compras y servicios recepcionadas
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**Supporting Actions**
- Revisar el radicador de facturas
- Descargar las facturas de acuerdo a la marca asignada
- Garantizar que las facturas cumplen con las condiciones legales
- Validar que el costo de la factura concuerde con la orden de compra emitida por Ingram.
- Realizar el ingreso de la factura en SAP
**End Results**
Mantener al día y de forma confiable las cifras en la contabilidad de la compañía.
**Percentage**:50%
**Major Responsibility**
Realizar la propuesta de pagos de acuerdo a la marca asignada
**Supporting Actions**
- Descarga de SAP la base de datos de las marcas asignadas para construir la propuesta de pagos de acuerdo a los términos de pagos.
- Verificar y validar contra estado de cuenta que se incluyan todas las facturas de acuerdo con las fechas de vencimiento.
- Adjuntar las facturas físicas de acuerdo con la propuesta de pagos construida.
**End Results**
Dar Cumplimiento a cada uno de los compromisos de pago con las marcas y los proveedores prestadores de servicio.
**Percentage**:20%
**Major Responsibility**
Realizar la conciliación del estado de cuentas de los proveedores
**Supporting Actions**
- Solicitar a cada una de las marcas el estado de cuenta actualizado (Mínimo una vez al mes)
- Descargar el estado de cuenta de la marca en SAP.
- Realizar la conciliación identificando las posibles diferencias.
- Justificar el papel de trabajo cada una de las diferencias encontradas
- Gestionar durante el mes, dichas diferencias para llevarlas a CERO.
**End Results**
Mantener al día estado de cuentas de la marca y garantizar la fiabilidad de la información.
**Percentage**:15%
**Major Responsibility**
Realizar de manera mensual el informe CADENCY y cargarlo a la plataforma de acuerdo con los términos de vencimiento.
**Supporting Actions**
- Descarga de SAP el movimiento de las cuentas asignadas a cierre de mes
- Construye un informe por edades de vencimiento y tercero.
- Analizar las partidas para identificar posibles ajustes
- Cargar a la plataforma de CADENCY cada uno de los informes.
**End Results**
Cumplir con la política y procedimiento estipulado por la organización.
**Percentage**:5%
**Major Responsibility**
Garantizar el cierre de las cifras para el módulo de AP.
**Supporting Actions**
- Constituir provisiones de gastos que no hayan llegado durante el mes
- Revisar y depurar la cuenta umvaucher.
- Realizar ajustes solicitados por contraloría y planeación.
- Realizar el registro del inventario de transito
**End Results**
Garantizar el correcto ingreso de las cifras a la contabilidad.
**Percentage**:10%
**Section 4: Decision** **Making **Authority Level**
**_
Guidelines:_**_ _Describe the authority held by the position by listing _the main_ decisions that the position is free to make and explain the decisions that _depend on_ the position's advice._
**Decisions free to make**:
? Todo procedimiento realizado debe ser autorizado por el coordinador AP
**Explain the decisions that depend on position's advice**:
? Gestionar reuniones con las marcas
? Realizar ajustes a las cifras.
? Recepción de facturas
**Example** decisions that depend on position's advice**:
?...
?...
**Section 5**:Scope/**Dimensions**
**_
Guidelines: _**_List _the main_ quantitative measures that define the size and scope of the position_ (headcount, budget, profit dollar _target_)_._
?
Indicadores de DPO
? Cantidad de transacciones realizadas en el mes
**Section 6: Job Qualifications** and E**ducational Requirement**
**_
Guideli