Generar la información administrativa a personal interno y externo de la empresa, así como a los clientes de la misma, además debe cumplir con gestiones administrativas de carácter secretarial que propician el buen funcionamiento de las diferentes áreas de la empresa.
Apoyar en el manejo y trato del talento humano de la empresa
**Funciones Principales**:
- Controlar la eficiente ejecución del presupuesto de gastos en cada área de la organización y corregir las desviaciones, optimizando los recursos de la organización, como tiempo, dinero, materiales y mano de obra.
- Dirigir planes estratégicos determinando los factores críticos y planeando nuevas estrategias que permitan en cumplimiento de los objetivos y metas específicas de la empresa.
- Apoyar la ejecución de los planes de acción a corto, mediano y largo plazo.
- Supervisar constantemente los indicadores de la actividad de la empresa para informar a la Gerencia.
- Ejercer un liderazgo en los procesos de la empresa y ejecutar los planes y estrategias determinados.
- Manejo y control de los dineros de la caja general y la caja menor administrativa y velar porque los cierres mensuales de estas cajas sean acordes al mes respectivo.
- Supervisión y revisión de la caja menor operacional y velar porque los cierres mensuales de estas cajas sean acordes al mes respectivo.
- Administrar la información financiera de la empresa y entregar la información necesaria y pertinente al departamento contable para que realicen sus procesos.
- Garantizar que el proceso de tratamiento de datos personales se esté llevando a cabo de acuerdo a lo exigido por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Realizar la facturación electrónica y seguimiento al proceso de aceptación de la misma y garantizar que siempre estén disponibles documentos electrónicos.
- Revisar que todas las remisiones sean facturadas en un término máximo de un mes contado a partir de la fecha de su emisión y al cierre del respectivo mes; En los casos que por operatividad de los clientes externos deba pasar al mes siguiente debe quedar argumentado por escrito al jefe directo los motivos por los cuales ocurrió dicho caso.
- Realizar el estudio de crédito a clientes con el apoyo del Contador y proponer una política de aprobación de créditos para que sea autorizada por la Gerencia.
- Renovar el Registro Único de Proponentes, según la información financiera brindada por el Contador.
- Subir a la plataforma virtual del banco los pagos de nómina para su aprobación por parte de la gerencia administrativa.
- Manejar la sucursal virtual bancaria como preparador y consultor, para ejercer las funciones propias de su cargo.
- Coordinar la notificación de accidentes laborales del personal de Monzón S.A. a la ARL correspondiente de forma oportuna.
- Cotizar, solicitar a la Gerencia la contratación de las pólizas de riesgos empresariales, de responsabilidad civil y pólizas MEC, Pyme, realizar seguimiento a su renovación y actualizar la información del drive.
- Manejo de credenciales del drive para el funcionamiento de todas las áreas de la empresa y actualizar los archivos vigentes.
- Otorgar permisos por escrito, para acceso remoto de los diferentes equipos de cómputo de la empresa y administración del servidor.
- Estar atento (a) a los vencimientos de seguros de mercancía y valores transportadores, impuestos de los vehículos, arriendo, impuesto predial, leasing, tarjetas de crédito, libros oficiales, documentos de Gerencia.
- Supervisar la elaboración de la lista de precios y actualización de los mismos.
- Participar en las reuniones previstas por la Gerencia.
- Manejo y custodia de llaves de las oficinas de Alta Gerencia y claves de acceso de telesentinel a la empresa.
Salario: $3.000.000 + Prestaciones
Horario: Lunes a Sábado
Contrato: Fijo por tres (3) meses con posibilidad de renovación
Tipo de puesto: Tiempo completo
Salario: $3.000.000 al mes