Objetivo de la posición :
Apoyar el desarrollo de las actividades relacionadas con los procesos, procedimientos y trámites administrativos, logísticos y de consolidación de información requeridos para el buen funcionamiento de los proyectos de la regional Nariño, Tumaco.
Principales responsabilidades :
- Apoyar la gestión de compras de acuerdo con la planificación de los proyectos, cumpliendo con la normativa interna de la Fundación.
- Apoyar la creación de terceros y realizar documentos soporte en la plataforma DIAN.
- Gestionar los trámites pertinentes para envíos y recepción de correspondencias.
- Apoyar el abastecimiento de papelería y suministros de cafetería necesarios para el buen funcionamiento de la oficina regional.
- Apoyar en la consolidación, revisión y trámite de los documentos de proveedores y contratistas, requerido para el pago de facturas / cuentas de cobro.
- Apoyar labores administrativas tales como la preparación de expedientes físicos y fuentes de verificación, bajo la orientación del administrador / a regional.
Así como, llevar manejo del archivo digital de la información recibida.
- Apoyar la logística para el equipo en lo referente a : seguimiento a actividades como entrega de materiales y elaboración de actas de recibido, recolección y consolidación de listados, coordinación de transportes para movilizar materiales y personal a actividades en campo, seguimiento a pago de proveedores de servicios de alimentación y salones de eventos.
- Suministrar de manera oportuna la información y / o documentación requerida por el administrador / a regional y la oficina nacional.
- Apoyar cuando se requiera en la elaboración de órdenes de compra y servicios, de acuerdo con la necesidad identificada y aplicando las normativas establecidas por la organización,
adecuadas al portal de compras.
- Atender las reuniones periódicas programadas para el desarrollo de los procesos.
- Hacer uso responsable de los equipos asignados para el desarrollo de las actividades.
- Comunicar situaciones que puedan afectar el buen desarrollo de los proyectos.
- Cualquier otra función que su Supervisor Directo y / o la Dirección General o su delegado le asignen.
Requisitos
Conocimientos y experiencia :
- Técnico, Tecnólogo o estudiante de últimos semestres de carreras profesionales en ciencias administrativas, económicas o a fines.
- Mínimo 1 año de experiencia profesional en actividades administrativas, financieras facturación, comprobantes contables, registros, archivos de soportes contables, apoyo en la gestión de recursos humanos,
organización de archivos y de apoyo logístico en organizaciones similares a Fundación Ayuda en Acción.
Movilidad Geográfica
Si, en el territorio de influencia del proyecto.
Otros requerimientos :
Manejo de herramientas ofimáticas (Medio o Avanzado)
Habilidades y competencias :
- Habilidades para análisis de problemas, de oportunidades y proactividad.
- Habilidad para la expresión oral y escrita.
- Facilidad para elaborar reportes de seguimiento requeridos.
- Trabajo en equipo
- Orientación a resultados
- Capacidad servicio y negociación.
- Rigurosidad en el cumplimiento de los cánones de calidad y plazos establecidos.
- Respeto por la diversidad.
Condiciones de la oferta :
- Vacantes : 1
- Contrato : Termino fijo.
- Duración del contrato : 6 meses. Con posibilidad de prórroga.
- Centro de Trabajo : Tumaco con desplazamientos a las zonas de influencia.
- Remuneración / Salario acorde a la política retributiva de Ayuda en Acción.