El Aprendiz de Gestión Documental es responsable de brindar apoyo en la organización, clasificación y mantenimiento de documentos y archivos físicos y digitales, realizando las operaciones técnicas de la organización de documentación de acuerdo con las normas archivísticas. Este rol implica trabajar en estrecha colaboración con la Unidad de Apoyo Transversal de Wildlife Works Colombia, conformada por el equipo contable, financiero, jurídico, recursos humanos, de Comunicaciones y gestión del conocimiento. Tendrá interacción continua con los responsables de gestión documental de cada área para garantizar la eficiencia y la integridad de los documentos y registros de la organización.
Este rol representa una gran oportunidad de aprendizaje y desarrollo para personas apasionadas por mejorar la eficiencia, organizar la información de manera efectiva y contribuir al éxito general de la organización mediante la implementación de sistemas y procesos adecuados para la gestión de documentos.
**Las tareas y responsabilidades esenciales incluyen, entre otras, las siguientes**:
**1. Organización y clasificación de documentos**:
- Colaborar en el levantamiento del inventario físico de los documentos de cada área de la Unidad de Apoyo Transversal (administrativa, jurídica, contable, recursos humanos, comunicaciones y las demás que sean necesarias) y la clasificación de documentos según los criterios establecidos.
- Apoyar en la implementación de sistemas de archivo y estructuras de organización documental físico y digital.
- Apoyar técnicamente en los procesos de transferencias o transcripciones documentales.
- Apoyar con la creación y mantenimiento de índices para sistemas de clasificación y listas de acceso de registros clasificados.
**2. Digitalización y almacenamiento de documentos**:
- Participar en la digitalización de documentos físicos utilizando escáneres u otras herramientas pertinentes.
- Ayudar en el almacenamiento y gestión de documentos electrónicos en sistemas o plataformas específicas.
- Contribuir en la creación de copias de respaldo y asegurar la integridad de los archivos digitales.
**3. Control de versiones y seguimiento**:
- Asistir en el control y seguimiento de versiones de documentos físicos y digitales para garantizar que las últimas versiones estén disponibles y contribuir en la gestión de solicitudes de acceso a documentos y registros para usuarios autorizados.
- Apoyar en la debida retención de los documentos en las tablas de retención documental correspondiente.
- Colaborar en la implementación de procedimientos para la revisión y aprobación de documentos.
**4. Mantenimiento y disposición de documentos**:
- Apoyar en la gestión del ciclo de vida de los documentos, incluida la programación de la eliminación o el archivo de documentos obsoletos, la búsqueda y recuperación de archivos y el control periódico de los documentos y archivos.
- Colaborar en la definición de políticas y procedimientos para la retención y disposición adecuada de documentos físicos y electrónicos.
- Apoyar en el proceso de copiar, escanear, impresión y digitalización de cualquier documento que se necesite.
Cumplir las tareas adicionales asignadas, demostrando flexibilidad y capacidad de adaptación para hacer frente a la evolución de las necesidades y prioridades.
**Requirements**:
**Cualificaciones mínimas**:
**_Conocimiento y experiência:_**
- Estudiante en etapa de prácticas o lectiva de tecnología en sistemas de información y documentación, Tecnología en archivística, Tecnología en gestión documental o afines.
- No requiere experiência previa.
- Conocimiento en archive y en retención documental
- Conocimiento en Excel intermedio.
Indispensable estar habilitado para realizar sus prácticas por el SENA.
**_Aptitudes y Competencias:_**
- Organización
- Atención al detalle.
- Responsabilidad
- Alto grado de concentración
- Comunicación efectiva y cordialidad.
- Confidencialidad de la información.
**_Otros requerimientos y exigencias del rol: _**
- A Disponibilidad para trabajar en la ciudad de Bogotá D.C.
- Autorización legal para trabajar en Colombia.
**Benefits**
- Apoyo económico equivalente al 100% del salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV).
- Auxilio económico para telefonía.
- Realice las prácticas con un modelo híbrido (Home office/Oficina).
- Únase a un equipo que adopte una cultura diversa centrada en la conexión humana, la amabilidad, el dinamismo, la inclusión y un fuerte compromiso con la conservación del medio ambiente.
**_Somos pioneros en la conservación de bosques trabajando en alianza con las comunidades étnicas. Nuestra pasión es "conservar el bosque para conservarlo todo._